Werkkostenregeling vanaf 2011

De Werkkostenregeling vanaf 1 januari 2011


Op 1 januari 2011 treedt de werkkostenregeling in werking. Deze regeling vervangt het huidige
systeem van verstrekkingen en vergoeden van kosten door de werkgever aan werknemers. Alle
werkgevers zullen daarom met de werkkostenregeling te maken krijgen.

De invoering van de werkkostenregeling heeft grote gevolgen. Als u op dit moment aan werknemers
vergoedingen of verstrekkingen doet, zoals een onkostenvergoeding of kerstpakket, dan zullen deze in de toekomst anders verwerkt moeten worden.
Hieronder zullen wij de nieuwe regeling in hoofdlijnen uitleggen en aangeven hoe u zich op de nieuwe
regels kunt voorbereiden.

Doel werkkostenregeling
Het doel van de regeling is het doorvoeren van een administratieve lastenverlichting voor werkgevers.
Momenteel zijn er 29 categorieën van vergoedingen en verstrekkingen met elk eigen criteria waaraan
moet worden getoetst. Denk bijvoorbeeld aan het kerstpakket, maaltijden, (mobiele) telefoons,
fietsen, bedrijfsfitness en reizen. In de loop der jaren is een voor werkgevers een onoverzichtelijke
brei aan regels ontstaan.
Onder de werkkostenregeling worden de meeste van deze regelingen afgeschaft en kan gebruik
worden gemaakt van een forfaitaire vrijstelling met de mogelijkheid tot eindheffing voor het
meerdere.

Vrijstelling 1,4% (vanaf 2013:1,5%) van de loonsom
Onder de werkkostenregeling kan 1,4% van de totale fiscale loonsom worden gebruikt voor
belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen; de zogenaamde vrije ruimte. Er hoeft voor de
forfaitaire vrijstelling niet gekeken te worden wat het karakter van de vergoeding of verstrekking is.
Vergoedingen en verstrekkingen die onder het forfait vallen hoeven door u als werkgever niet per
individuele werknemer te worden geadministreerd. Wel is het voor u van belang dat u onderscheid
maakt tussen loon uit tegenwoordige en vroegere dienstbetrekking.

Gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en algemeen forfait
Niet alle bestaande regelingen worden afgeschaft. Binnen de werkkostenregeling bestaan voor een
aantal vergoedingen en verstrekkingen 'gerichte vrijstellingen'. Deze gerichte vrijstellingen kunnen
onbelast gedaan worden aan uw werknemers. De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en
verstrekkingen voor:
· reiskosten; vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer,
· tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking,
· cursussen, congressen, seminars en dergelijke, voor zover van belang voor het werk van de
werknemer,
· studie- en opleidingskosten en outplacement,
· procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures),
· maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen,
· verhuiskosten,
· rentevoordeel hypothecaire leningen,
· extraterritoriale kosten (30%-regeling).

Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte voor zover ze binnen de normen blijven
die voor deze gerichte vrijstellingen gelden. Voor bepaalde vormen van loon in natura geldt een
zogenaamde nihilwaardering. Wanneer u dergelijke vormen van loon in natura aan uw werknemers
verstrekt, vormen deze geen loon. Voorlopig zijn de volgende loon in natura bestanddelen onder de
nihilwaardering gebracht. Mogelijk dat deze lijst nog wordt uitgebreid:
· voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de
vaste telefoon;
· arbo-voorzieningen;
· consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
· uniformen, werkkleding met een bedrijfslogo van tenminste 70 cm² die (bijna) uitsluitend geschikt is
om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft;
· mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is;
· portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is;
· ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt;
· Vakliteratuur;
· Kosten van inschrijving in een beroepsregister.

Als derde is een lijst met aangewezen werkkosten opgesteld; het algemeen forfait. Werkkosten die
onder het algemeen forfait zijn gebracht, dienen te worden gewaardeerd naar de waarde in het
economisch verkeer. Voor enkele van deze werkkosten is een bijzondere waardering vastgesteld.

Eindheffing of loon bij de werknemer
Is het totaal aan vergoedingen of verstrekkingen, na toepassing van de gerichte vrijstellingen,
nihilwaarderingen en forfaitaire waarderingsregels meer dan 1,4% van het fiscale loon uit
tegenwoordige dienstbetrekking, dan wordt dit meerdere bij u belast tegen een tarief van 80% (dwz over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%). Bij de werknemer wordt dan niets tot het loon gerekend. 

U kunt er ook voor kiezen bepaalde vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van de werknemer te
rekenen. Dan vervalt bij u de eindheffing van 80% en wordt het voordeel bij de werknemer belast
tegen het voor hem geldende tarief.

Overgangsperiode van 3 jaar
Tot 2014 heeft u de keuze om al dan niet de werkkostenregeling toe te passen. Deze keuze kunt u
van jaar tot jaar maken. Heeft u voor 2011 gekozen om de werkkostenregeling toe te passen, dan
heeft u voor de jaren 2012 en 2013 opnieuw de mogelijkheid te kiezen voor de huidige wetgeving of
voor de werkkostenregeling.
Het is dan ook zeer belangrijk om vooraf in te schatten of de werkkostenregeling voor u voordelig
uitwerkt. Als u in een jaar een keuze heeft gemaakt, dan kunt u voor dat betreffende jaar namelijk
niet uw keuze wijzigen.
De werkkostenregeling kan niet zondermeer worden ingevoerd. U dient wel met enkele zaken
rekening te houden. Dit betekent dat u tijdig moet beginnen na te denken over de
werkkostenregeling.
· Zorg dat uw financiële administratie is ingericht voor de toepassing van de werkkostenregeling. Geeft
uw systeem inzicht in de 1,4% grens? Kunt u uw gerichte vrijstellingen administreren? En de
nihilwaarderingen?
· De werkkostenregeling zal invloed hebben op uw huidige arbeidsvoorwaarden. Mogelijk dat u met uw
werknemers tot nieuwe afspraken moet komen.
· Verstrekt u nu een vaste kostenvergoeding? Onder de werkkostenregeling kan een vaste
kostenvergoeding verstrekt worden alleen voor de onderdelen die onder de gerichte vrijstelling vallen.
Voorwaarde is dat vooraf een onderzoek is gedaan naar de werkelijke kosten.
· Heeft u een cafetariaregeling, dan zal u moeten onderzoeken of uw huidige regeling voldoet om de
werkkostenregeling zonder problemen in te kunnen voeren.
De werkkostenregeling zal u vroeg of laat het nodige werk geven. Wij kunnen ons voorstellen dat het
voor u nog niet helder is hoe u met de regeling moet om gaan. Wij kunnen in een persoonlijk gesprek
de regeling met u doornemen en bekijken op welke wijze en wanneer de werkkostenregeling bij u het
best kan worden ingevoerd.

(Bron: Unit4 & n2ebv.nl & belastingdienst.nl)